Mas o menos todos hemos visto una factura y sabemos lo que debería llevar, pero dejame explicarte todo lo que necesitas saber: los requisitos a cumplir para que tu factura sea válida, los impuestos a incluir o las situaciones en que es necesario hacer una factura, hasta si es posible usar un ticket como documento sustitutivo de la factura.
Para poder descargar el modelo de factura de manera gratuita en excel, no olvides suscribirte a mi newsletter, para tener acceso a este y muchos mas recursos.
En este post vamos a ver:
- ¿Que es una factura?
- ¿Como hacer una factura?
- ¿Qué debe incluir una factura?
- Cuanto tienes que emitir una factura
- Cuando tienes que enviar a tu cliente una factura
- ¿Que son las facturas simplificadas?
- ¿Que son los tickets?
- La factura electrónica
- Factura rectificativa
- Factura recapitulativa
- Factura proforma
1.- ¿Qué es una factura?
Es un documento mercantil que implica una compraventa.
Aquí tienes uno de los muchos ejemplos que podemos encontrar hoy en día:
2.- ¿Cómo hacer una factura?
Tan solo tienes que rellenar todos los campos que te indico en el modelo de factura. Además hoy en día tenemos la posibilidad de enviar las facturas por correo electrónico, usando sistemas automatizados, usando las herramientas que te pongo a tu disposición en este blog, entregándolas en mano… (este último método es el menos aconsejable por la pérdida de tiempo que nos supone).
Este recurso es perfecto para autonomos o pymes que tienen que emitir pocas facturas al mes.
Si necesitas emitir muchas facturas y necesitas un sistema más automatiza, puedes ponerte en contacto conmigo para que te cuente de que forma lo hago yo.
3.- ¿Qué debe incluir una factura?
- Número de la factura. La numeración de las facturas tiene que ser correlativa. No importa que númeracion uses, pero debes seguirla. Cada año puedes reiniciarla. Tambien puedes tener series de factura diferentes si tienes áreas de negocio distintas. Por ejemplo, una serie para ventas por Internet, otra serie para ventas en la tienda física. Si usas series, también tienen que ser correlativas.
- La fecha de su expedición. Indica cuando emites la factura.
- Nombre y apellidos, razón social, tanto tuya como de la persona o entidad a quien emites la factura.
- Número de identificación fiscal en España, número de operador intracomunitario o identificacion generadapor la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que has realizado la operación.
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Descripción de las operaciones, en este apartado desglosaremos los trabajos o productos que se han realizado o vendido, indicandose el importe de cada uno de ellos sin impuestos. Tambien aquí tenemos que incluir si hay descuentos o rebajas a realizar en el precio
- El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si fuera necesario, así como el porcentaje de retención en el IRPF si tambien lo fuera.
- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
- El importe total a pagar.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
4.- Cuando tienes que emitir una factura
Debes emitir la factura cuando el destinatario de tu producto o servicio sea un profesional o una empresa o cuando un cliente te la exija. Hay que ver caso por caso y puedo ayudarte a saber a quien tienes que emitir la factura, pero en términos generales esos son los supuestos.
Ojo porque hay veces que no es necesario emitir factura, porque estás en un régimen especial, dando lugar a estas excepciones:
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Lo importante es ver con tu asesor caso por caso para que te indique cuando debes emitir factura.
5.- Cuando tienes que enviar a tu cliente la factura
La factura tienes que emitirla cuando vendas o prestes el servicio, justo en ese momento.
La factura tienes que enviarla o entregarla a tu cliente dentro del plazo de un mes contado a partir de cuando vendas o prestes el servicio.
Pero, tienes como máximo antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
6.- ¿Que son las facturas simplificadas?
La factura simplificada sustituyó al ticket en actividades como la hostelería, pequeños comercios o taxis, entre otras.
Ahora mismo, cualquier autónomo puede emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido.
Si deseas más información no dudes en leer el artículo:
7.- ¿Que son los tickets?
Eran justificantes que se admitían en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades como la hostelería, pequeños comercios o taxis, entre otras.
Ya no se usan.
8.- La factura electrónica
Es el presente y el futuro en la emisión de facturas.
Te recomiendo que leas el artículo especial que le dedico a este tipo de factura.
9.- La factura rectificativa
Solo la usamos cuando hay que corregir una factura anterior. Ya sea porque no cumpla los requisitos establecidos por la Ley, porque se produzca devolución de productos, de envases o embalajes, o porque se produzcan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
Se emite justo en el momento en que somos conocedores de que hay un error.
No se puede rectificar una factura que tenga más de 4 años desde que se emitió la original.
10.- La factura recapitulativa
Nos permite incluir en una sola factura, varias operaciones que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo mes.
Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
11.- La factura proforma
Sirve para informar de una oferta comercial, indicado los servicios o productos que vamos a ofertar con el fin de que nuestro cliente disponga de la máxima información para poder tomar una decision de compra.
No debes numerarlas, ni firmarlas, ni estamparlas, en definitiva no tienes ni tienen ninguna validez, asi que el consejo es que tampoco se la des tu al enviarsela a tu posible cliente.
Espero que este artículo sirva para esclarecer un poco más este apasionante mundo de las facturas. En definitiva es muy sencillo y siguiendo estos consejos que tienes aquí escritos, estarás cumpliendo con tus obligaciones, no obstante te aconsejo que un asesor te ayude antes de empezar a moverte por este mundo.
Nos vemos en próximos artículos.